Inventaris van persoonsgegevens

Om privacy te waarborgen is het belangrijk dat je weet welke persoonsgegevens binnen de school aanwezig zijn, waarom je deze gegevens verwerkt, wie er toegang tot deze persoonsgegevens heeft, waarmee je de persoonsgegevens verwerkt (ic met welke software verwerk je de gegevens) en hoelang je de persoonsgegevens gaat bewaren.

Eens deze inventaris van persoonsgegevens gemaakt is, kun je op basis hiervan je verplicht register van verwerkingsactiviteiten opstellen.

Concreet kunnen de volgende documenten/informatiebronnen een goed uitgangspunt vormen voor de analyse welke gegevens je verwerkt:

  • inschrijving/aanmeldingsformulier
  • leerlingvolgsysteem
  • schoolreglement
  • personeelsadministratie
  • arbeidsreglement
  • procedure voor / archief van sollicitaties en cv’s
  • procedures voor het begeleiden en evalueren van personeel
  • oplijsting van alle verwerkers (schoolautomatiseerders)
  • organisatie ouderraad/oudervereniging

Onderstaande doelen geven aan waarom je deze gegevens gaat verwerken:

  • leerlingenadministratie
  • leerlingenbegeleiding
  • personeelsadministratie

 

Onderstaande mindmap geeft een soort checklist weer van alle persoonsgegevens die in (nagenoeg) alle instellingen verwerkt worden. Alle sjablonen en voorbeeldprocedures die op deze website te vinden zijn, houden al rekening met deze persoonsgegevens.

De checklist dient om na te gaan welke persoonsgegevens verwerkt worden. 

Documentatie